コンファレンス事務局代行

Conference Suport Services (Secretariat Service)

トータル的なコンサルティングサービスをお届けします

お客様と同じ立場に立ち、集客から来場管理まで、 一貫したきめ細やかなサービスをご提供致します。

サービス内容

  • 事務局代行
  • 運営サポート
  • 当日運営業務

ケイワイトレードでは、さまざまな分野のコンファレンスを成功に導くためのコンサルティングから事前準備、当日運営、事後処理までトータルサービスをご提供致します。また、データベース作成管理のみなど部分的な業務依頼にも対応致しますので、お気軽にご相談下さい。

事務局代行

事前準備から当日まで、ご来場希望者様からのお問合せや受講料の入金管理など、あらゆる分野のイベント事務局業務を代行致します。また、登録手法のコンサルティングも行っております。有料コンファレンスにおける、正確で迅速な計上処理は、弊社の最も得意とする業務の一つです。
 
◇主な業務
・申込受付対応
・申込者データベース管理
・参加費(聴講料)管理(計上/入金管理)
・来場者管理
・コンファレンス事後処理
・入退出管理 etc.…

運営サポート

コンファレンスの事前準備・当日の運営内容は多岐にわたり、そのひとつひとつに 緻密さが 要求されます。ケイワイトレードでは、豊富な実績と経験によって培われた 知識とノウハウを 持って、コンファレンスを成功に導くサポートを致します。
 
◇主な業務
・準備スケジュール管理
・会場使用計画
・運営方法に関するコンサルディング
・各種制作物の手配(プログラム、受講賞、入場バッジ、ノベルティ等)
・音響、映像機器の手配 etc.…

当日運営業務

コンファレンスの運営は、それを支えるスタッフの力に委ねられているといっても過言ではありません。弊社では、運営統括者のもと、様々なポジションにて各スタッフが責任をもって業務遂行に当たります。
 
◇主な業務
・当日運営ディレクション
・会場進行スタッフ
・受付スタッフ
・講演者アテンドスタッフ
・音響・映像スタッフ etc.…

ご利用の流れ Flow

  • STEP 1 お問合せ

    コンファレンスの内容・日程・場所・形式・規模・来場者層などについて、専任スタッフがご希望等を詳しく伺います。

  • STEP 2 お見積り

    ご要望・業務内容に基づいて、スタッフの構成、人数、必要期間等についてご提案致します。
    また、各種製作物や音響機材が必要な場合は合わせてご提案致します。

  • STEP 3 事務局開設

    当社内に事務局を開設し、受講希望者様からのお申込み、及びお問い合わせに対応致します。
    お申込みされた方に対しては、受講券、請求書を発行し、入金管理まで対応致します。
    また、お客様に対しては日毎、週毎などご要望の報告タームで、お申込み状況をご報告致します。

  • STEP 4 コンファレンス 当日

    コンファレンス当日は、運営統括者のもと、様々なポジションのプロフェッショナルが責任を持って業務遂行にあたります。

  • STEP 5 就業報告

    コンファレンス終了後は各種事後処理を行い、当社内に開設していた事務局を閉鎖致します。
    必要に応じてレポート作成し、来場者数、当日の進行、問題点、来場者様からの声などもご報告致します。"

ケイワイトレードの特長 Feature

  • Feature 1

    お客様と同じ立場に立った 細やかなサービス

    登録事務局=お客様の窓口ですので、 事務局における対応がそのコンファレ ンスまたは主催者のイメージさえも左 右してしまう場合があります。 ケイワイトレードでは、主催者様と同 じ立場にあるという登録事務局員とし ての立場をしっかりと自覚しながら、 きめ細やかなサービスを提供しており ます。

  • Feature 2

    経験に基づく的確な コンサルティング

    長年に渡るコンファレンス事務局代行 業務、及び運営サポートの経験、ノウ ハウを基に、ひとつひとつの案件に対 して的確なコンサルティングを実施し、 あらゆる分野、規模、形式に合わせた ベストなサービスをご提供致します。

  • Feature 3

    豊富な人材/スペシャリスト による当日運営

    運営ディレクター、受付スタッフ、 技術スタッフなど、多くのスタッフが 終結するカンファレンスも、その成功 を左右するのはひとりひとりの対応力 です。 ケイワイトレードでは豊富な人材の中 から、最適な人材/スペシャリストを手 配し、当日の運営をサポート致します。